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Projektbeschreibung: Office & Event Koordinator (Teilzeit, 25 Stunden/Woche)

Rahmendaten:

• Start: Ab sofort
• Dauer: Bis Ende 2025
• Arbeitszeit: 25 Stunden pro Woche
• Sprache: Deutsch und Englisch erforderlich
• Remote-Anteil: 50-60%
• Arbeitsort: Köln

Projektziel:

Der/die Office & Event Koordinator/in wird eine zentrale Rolle in der Organisation und Unterstützung von Workshops und wichtigen Meetings vor Ort übernehmen. Dabei sollen eine reibungslose Kommunikation und Koordination zwischen den Teams gewährleistet sowie das Office-Management effektiv gestaltet werden.

Hauptaufgaben:

1. Onsite Workshop Management und Unterstützung

• Workshop-Koordination: Monatliche Organisation und Verwaltung von Vor-Ort-Workshops mit bis zu 50 Teilnehmenden.
• Verpflegung und Restaurantbuchungen: Organisation von Mittagessen sowie ggf. Abendessen für die Workshop-Teilnehmenden.
• Teilnehmenden-Management: Registrierung und Pflege der Teilnehmerlisten, inklusive administrativer Aufgaben.
• Raum- und Logistikplanung: Buchung und Einrichtung der erforderlichen Workshop-Räumlichkeiten, Materialbereitstellung und Organisation der benötigten Ausrüstung.

2. Meeting Management (außerhalb des Product & Tech Workstreams)

• Meeting-Koordination: Planung und Verwaltung von projektbezogenen Meetings, einschließlich Terminfindung, Agenda-Erstellung und Meeting-Management.

3. Office-Management

• Dokumentenmanagement: Unterstützung bei der Dokumentenverwaltung zwischen Organisationen, um einen sicheren und einfachen Zugang für alle Beteiligten zu gewährleisten.
• Arbeitsplatzorganisation: Koordination von Arbeitsbereichen, einschließlich der Buchung von Besprechungsräumen für Teams während Workshop-Perioden.

Qualifikationen:

• Erfahrung im Event-Management, in administrativer Unterstützung oder im Office-Management
• Hervorragende Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie eine proaktive Arbeitsweise
• Fähigkeit zur effektiven Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams
• Fließende Englischkenntnisse und gute Deutschkenntnisse
• Erfahrung mit Microsoft- und Google-Umgebungen
• Grundkenntnisse in Airtable oder die Bereitschaft, sich schnell einzuarbeiten
• Mindestens 2-3 Jahre relevante Berufserfahrung

Ich freue mich auf Ihre Bewerbung mit Ihrem aktuellen CV im Word-Format und Ihrem Stundensatz.

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